Catalis

Características

Catalis es una aplicación web que permite administrar bases de datos CDS/ISIS con registros bibliográficos en formato MARC 21 [nota 1].

Catalis facilita el trabajo con registros MARC 21, ya que su interfaz fue diseñada con el fin de brindar cierta comodidad al momento de manipular los elementos propios de este formato: campos de datos, campos de control, subcampos, cabecera e indicadores.

Además, se han incorporado a Catalis algunos agregados con el fin de ayudar en la aplicación de las Reglas de Catalogación Angloamericanas: visualización del asiento AACR2 asociado a cada registro bibliográfico, generación automática de la puntuación ISBD, y mensajes de ayuda y ejemplos contextuales (que irán siendo incorporados gradualmente).

Lo que sigue es una lista de las principales prestaciones de Catalis. Haciendo click sobre las imágenes, podrá ver una versión ampliada de las mismas.

1. Plantillas para los diferentes tipos de materiales

   Al crear un registro nuevo, se presenta un menú de tipos de material, o tipos de documento. A cada uno de estos tipos está asociada una plantilla, la que contiene algunos datos pre-cargados, y sirve de guía para comenzar a construir el registro. La plantilla sólo brinda una orientación inicial, ya que el formulario de carga puede ser modificado por el catalogador en base a la información que sea necesario ingresar.

2. Generación automática de puntuación ISBD/AACR2

   Dada la importancia de ingresar correctamente la puntuación prescrita por las AACR2, Catalis incluye un mecanismo (de uso opcional) que va manteniendo actualizada la puntuación, a medida que se modifican los valores de cada subcampo.

3. Manejo de indicadores

   El catalogador tiene control sobre todos los indicadores definidos por el formato. Los valores se seleccionan de una lista con las opciones permitidas para cada caso. Al crear un campo nuevo, sus indicadores (si están definidos) traen valores asignados por defecto, los que luego pueden ser modificados por el catalogador.

4. Cabecera (leader) y campo 008

   Estos elementos del formato (junto con los indicadores), suelen ser los que más “preocupan” a los recién llegados a MARC. Naturalmente, el contacto frecuente con el formato es el mejor remedio para alejar cualquier sensación de misterio. Pero nos pareció, además, que estos elementos debían tener una presencia visual importante y permanente en la interfaz de edición. Una razón para esto es que, al tenerlos todo el tiempo a la vista, se vuelven familiares más rápidamente. Otra razón es que prácticamente todos estos elementos de datos codificados tienen estrecha relación con otra información presente en los campos de datos del formulario principal, y nos parece conveniente poder ver juntos el dato codificado y la correspondiente información textual.

   Los valores para los elementos codificados se seleccionan desde listas desplegables. Opcionalmente, se puede configurar el sistema para que, en ciertos casos, elementos del campo 008 se ajusten automáticamente en base a la información presente en los campos de datos; por ejemplo: la Fecha 1 (008/07-11), el código de País de publicación (008/15-17), el código de Publicación de Conferencia (008/29), o la presencia de bibliografías (008/24-27).

5. Creación dinámica de campos y subcampos

   Una decisión bastante temprana en el diseño de la interfaz de edición, fue la de usar un formulario dinámico, en el cual el catalogador pueda ir agregando o quitando campos y subcampos a medida que sea necesario. Esto permite que en casi todo momento el formulario tenga un tamaño cercano al mínimo necesario y, en consecuencia, se pueda contar con una gran cantidad de datos visibles a un mismo tiempo en la pantalla.

   Además, Catalis usa áreas de texto de altura variable: ésta se autoajusta en función de la cantidad de texto presente en cada subcampo, lo que también contribuye a aprovechar mejor el espacio disponible en la pantalla, manteniendo al mismo tiempo una alta legibilidad de la información presente en los registros. (Si el aprovechamiento del espacio no ha llegado a ser óptimo, es porque teníamos otro requerimiento en cierta forma antagónico: queríamos presentar los subcampos de manera separada, uno por línea, de manera de facilitarle a un catalogador principiante la interpretación de la codificación MARC.)

   Para la creación de campos y subcampos, hay dos alternativas:

   • abrir ventanas auxiliares, en las que se ofrecen menúes con los campos y subcampos disponibles,
   • un método abreviado —recomendado para cuando ya se sabe qué campos/subcampos se desea crear— consistente en escribir los números de campo o códigos de subcampo en casillas que son rápidamente accesibles desde el formulario de edición; esta segunda alternativa acelera el ingreso de nuevos datos.

   Cada vez que el catalogador crea un campo, éste ya trae ciertos subcampos e indicadores asignados por defecto, en base a una “plantilla para campo”.

6. Control sobre el orden de campos y subcampos

   El orden en que un catalogador decida ubicar ciertos campos o subcampos dentro de un registro MARC debe ser respetado por el software. Pensemos, por ejemplo, en los campos de notas 5XX, cuyo orden de aparición en un asiento bibliográfico —en base a la aplicación de AACR2— no tiene por qué corresponderse con el orden numérico de las etiquetas MARC (500, 502, 504, etc.).

   Catalis brinda herramientas para reordenar campos y subcampos, y preserva ese orden en las posteriores operaciones sobre el registro, e.g. al generar las visualizaciones, o al grabar la información en la base de datos.

   Nota técnica: la manipulación de registros ISIS en formato MARC con ciertas herramientas, como por ejemplo el utilitario MX, puede en algunos casos alterar el orden de campos establecido por el catalogador, por lo que se recomienda tener cuidado al realizar este tipo de operaciones sobre un registro.

7. Agrupamiento de campos en bloques

   Dentro del formulario de edición, los campos de datos pueden agruparse en bloques para organizar más claramente la información del registro. En la versión que presentamos, usamos cuatro bloques: Descripción, Puntos de acceso, Análisis temático y Otros datos. Pueden implementarse otros agrupamientos, o usar simplemente un bloque único.

8. Acceso a documentación sobre MARC 21

   Desde el formulario de catalogación, se tiene acceso al texto completo del documento MARC 21 Concise Format for Bibliographic Data, publicado en la Web por la Library of Congress. Cada campo del formulario, así como los elementos de la cabecera y del campo 008, se encuentran enlazados con la documentación respectiva.

9. Importación de registros MARC (ISO 2709)

   Esta función, que permite implementar la catalogación por copia, funciona correctamente con registros obtenidos del catálogo de la Library of Congress (con codificación latin1). En el caso de importar registros pre-AACR2, Catalis se encarga de efectuar algunas de las correcciones necesarias, tales como cambios en la puntuación en ciertos campos.

10. Exportación de registros ISO 2709

    Catalis ofrece una función de exportación de registros, en el formato MARC de comunicaciones, por el momento sólo para registros individuales. Esta función deberá recibir más atención en el futuro, a medida que crezca en nuestro ámbito el interés en un intercambio ágil de registros. Recomendamos testearla intentando importar los registros en algún otro sistema.

11. Duplicación de registros

    El catalogador puede crear copias de un registro bibliográfico, para agilizar la catalogación de documentos que presenten numerosas características en común.

12. Visualizaciones de un registro bibliográfico

    Catalis ofrece actualmente tres estilos para la visualización de registros bibliográficos:

    1. Ficha, o asiento AACR2 (a veces llamado ISBD). Es la tradicional ficha catalográfica —descripción más puntos de acceso— generada en base a las “instrucciones” que contiene el registro MARC 21. Además, la ficha brinda información acerca de cómo fue construida: si desplaza el puntero del mouse sobre el texto de la ficha, verá los números de campo; esto podría servir como una ayuda en el aprendizaje de la catalogación basada en MARC, o para detectar algún error en el ingreso de los datos.
    2. Etiquetas MARC (MARC tagged). Permite ver todos los designadores de contenido MARC 21 presentes en el registro.
    3. Estilo breve. Es el utilizado para presentar la lista de resultados de una búsqueda; se construye en base a estos elementos: 1xx, 240, 245, 250, y 008/07-10 (o bien 260 $c).

13. Búsquedas

    Catalis ofrece las siguientes opciones para la recuperación de registros:

    1. Búsquedas booleanas, usando el lenguaje de recuperación estándar de ISIS. Por defecto los términos son conectados con el operador AND.
    2. Acceso al diccionario: se puede recorrer el listado alfabético de términos del archivo invertido, y recuperar los registros asociados a cada término.
    3. Acceso secuencial a la base de datos: se pueden recorrer todos los registros de la base de datos, a partir de un MFN específico.
    También se ofrece un botón para el acceso rápido a una lista de los últimos diez registros incorporados a la base.

14. Edición en “modo experto”

    Se trata de una herramienta pensada para quienes deseen, o necesiten, manipular los campos de datos de un registro MARC sin recurrir a las supuestas ventajas de una interfaz gráfica. Es importante mencionar que este modo de acceso a los campos de datos del registro aumenta el riesgo de introducir errores accidentalmente.

    Una situación en la que hemos tenido que recurrir a esta herramienta, fue al encontrarnos con registros cuyos campos no aparecían en el orden correcto, por haber sido editados previamente con WinIsis, o modificados con MX. Otra posible situación: si en algún caso la generación automática de puntuación no fuera satisfactoria, desde esta ventana podría realizarse la corrección apropiada.

15. Validación de ISBN e ISSN

    Los ISBN e ISSN son validados al momento de ingresarlos en el formulario; aquellos que resultan inválidos son resaltados, para indicarle al catalogador que debe corregir la situación, ya sea modificando el número, o moviéndolo a otro subcampo.

16. Acceso a diferentes bases bibliográficas

    Una vez iniciada una sesión, el catalogador puede acceder a las distintas bases de datos para las que tenga autorización, pero siempre de a una por vez: no está implementado el trabajo simultáneo con más de una base.

17. Uso de “teclas rápidas”

    Muchas operaciones pueden realizarse sin recurrir al mouse, por medio de combinaciones de teclas. Por ejemplo, desde la pantalla de edición, la secuencia Alt+D > 246 > Enter permite consultar la documentación sobre el campo 246; la secuencia Alt+C > 440,700,505 > Enter agrega al formulario una ocurrencia de cada uno de los campos indicados, y usando Ctrl+I se abre la ventana para editar los indicadores del campo que se encuentre seleccionado.

18. Administración de ejemplares

    Teniendo en cuenta que la información sobre los ejemplares presentes en una biblioteca tiene un carácter netamente local, y no debe por lo tanto “mezclarse” con los datos catalográficos, Catalis ofrece una ventana auxiliar para administrar dicha información: número de inventario, signatura topográfica, disponibilidad para el préstamo, notas públicas o privadas aplicables a un ejemplar en particular, información administrativa, etc.

19. Anotaciones para el catalogador

    En el trabajo de catalogación, y especialmente cuando el catalogador cuenta con poca experiencia, suelen aparecer situaciones que generan dudas, sean éstas referidas a la aplicación de las reglas, o al uso del formato:

    • ¿Podemos conseguir más datos sobre la versión de esta obra en el idioma original?
    • ¿Qué código de fecha uso en el 008/06?
    • ¿Está bien ingresado este apellido holandés?
    • ¿Este título va en un campo 246 o en un 740?

    Con la idea de que el mejor lugar para dejar anotada una duda referida a un registro bibliográfico es el mismo registro, Catalis incluye una herramienta para hacer anotaciones, al estilo de los conocidos “Post-it” adhesivos. Las anotaciones también pueden ser útiles para dejar constancia de por qué se tomó una determinada decisión:

    Regla 22.5D1: Si el apellido es holandés, asiente bajo la parte que sigue a la partícula, a menos que ...

    La presencia de anotaciones en un registro puede ser utilizada como un criterio de búsqueda; de esta manera, es sencillo obtener un listado de todos los registros que nos han planteado dudas que aún debemos resolver.

20. Conversión de asientos AACR2

    Catalis cuenta con un conversor que, a partir de la información almacenada en un asiento catalográfico AACR2, construye un registro “proto-MARC”. Esto significa que el programa es capaz de reconocer unos cuantos campos y subcampos y de asignarles las respectivas etiquetas, pero deja luego en manos del catalogador algunas decisiones que no son tan sencillas de tomar en forma automatizada.

    Esta función puede ser de utilidad para quienes quieran convertir a MARC 21 asientos bibliográficos que fueron creados con un procesador de textos.

21. Logs de acceso al sistema

    Cada acceso a Catalis —inicio de sesión, búsquedas, edición de registros, grabación de datos, etc.— queda registrado en el servidor, para su posterior consulta por parte del responsable del sistema.

22. Trabajo en red

    Por tratarse de una aplicación web, Catalis está naturalmente concebido para el trabajo en la Red, y no está limitado a una red local (aunque, por supuesto, se pueden configurar las restricciones de acceso que se estimen convenientes por motivos de seguridad). Es posible entonces pensar en su aplicación en proyectos de catalogación cooperativa que involucren a dos o más instituciones físicamente distantes, o en un sistema de catalogación distribuida, donde desde diversos sitios de una institución se acceda a una base bibliográfica común.

1. Aplicación web: esto significa que el software necesita de un servidor web, y de un navegador web (el cliente). No es necesario que servidor y cliente sean máquinas diferentes: es posible usar el sistema en una máquina aislada (stand alone). No obstante, una de las virtudes de una aplicación web es su accesibilidad a través de una red, que puede ser una red local (p. ej. una intranet), o bien Internet.
   

   Bases de datos: preferimos a veces decir que Catalis es una herramienta para administrar catálogos, en lugar de bases de datos, pues este último término es muy general y a veces puede hacer perder de vista la noción de que un catalogador es alguien que, en última instancia, se ocupa de construir un catálogo, con todo lo que ello involucra. Véase Cataloguer's role in catalogue construction: a modest proposal, por J. McRee Elrod.  [ Volver ]